איך עוזרת אישית יכולה לייעל את העבודה של העסק?

עולם העסקים השתנה בשנים האחרונות, בעיקר מאז פרוץ הקורונה, ויש מקצועות רבים שבעבר היו פחות נפוצים והיום הפכו למבוקשים ביותר. אחד מאותם שירותים מקצועיים הוא זה של עוזרת אישית במיקור חוץ. עסקים רבים מבינים כיום את החשיבות של השירות הזה ומצטרפים אליו. על כך בכתבה שלפניכם.

עוזרת אישית במיקור חוץ הוא מקצוע שהפך מבוקש בשנים האחרונות על ידי בעלי עסקים רבים, לרוב כאלו שהם בעלי עסקים קטנים או אפילו פרילנסרים.

מהי עוזרת אישית במיקור חוץ?

עוזרת אישית לעסקים קטנים היא מנהלת משרד מקצועית המספקת שירותי משרד לעסקים על פי הדרוש להם ולפי היקף שעות עבודה חודשי המתאים להם.

השירותים שמספקת עוזרת אישית יכולים לכסות נושאים שונים בפעילות העסקית שבעל העסק לא מוצא את הזמן לטפל בהם או שיאן לו את הכישורים המספיקים כדי לבצע אותם על הצד הטוב ביותר עבור העסק שלו.

השירותים שעוזרת אישית מספקת בדרך כלל כוללים:

• אדמיניסטרציה במיקור חוץ – קבלה ומשלוח של דואר וחבילות, העתקת והדפסת מסמכים, תיוק ניירת משרדית ועוד.
• ניהול לקוחות במיקור חוץ – טיפול בלקוחות קיימים, שמירת לקוחות, מתן מענה ללקוחות ועוד.
• ניהול כספים במיקור חוץ – מעקב אחר הוצאות, הכנסות ותזרים מזומנים, הכנת הניירת לרואה חשבון, גביית כספים ותשלומים שונים.
• ניהול ספקים במיקור חוץ – בדיקה של ספקים, החלפת ספקים קיימים בחדשים ועוד.
• ניהול עובדים במיקור חוץ – גיוס של עובדים על פי צורך, ראיון ו/או הדרכה של עובדים חדשים, מעקב אחר פעילות העובדים ועוד.

אפשר להבין שהשירות הוא בקשת רחבה של תחומים, כאשר כמובן שלא כל בעל עסק צריך את כל השירותים הללו ויכול להסתפק גם ב 2-3 מהם כדי לייעל את הפעילות העסקית שלו.

איך מזכירה אישית מייעלת את העסק?

עסק אשר עושה שימוש בשירותי מזכירה אישית מסוג זה מרוויח בכמה דרכים ובעיקר מייעל את הפעילות העסקית שלו.

הסיבות לשכור שירותי מזכירה אישית:

• מיקוד בנקודות החוזק – כאשר בעל העסק עוסק רק במה שהוא טוב בו, התוצאות ניכרות על פני השטח. הוא טוב בלהיות עורך דין? שיעסוק בכך. טוב בשירותי עיצוב פנים? שיעסוק בכך. את עבודת התפעול העסקי שישאיר למזכירה האישית.
• התפתחות עסקית – בכך שבעל העסק עוסק רק בדברים העסקיים שלו "נטו", יש לו זמן לפתח את העסק שלו, לחשוב על פעולות שיעזרו לו לצמוח ופחות לבזבז זמן יקר על עבודת משרד שהמזכירה יכולה לעשות עבורו.
• מקצועיות – כאשר העסק מתוקתק כמו שצריך, הלקוחות, הספקים והעובדים מבחינים בכך ראשונים. העסק מקבל הכרה כמקצועי הרבה יותר וזה גם מנוע צמיחה עבורו.

נסכם בכך שהיום כל בעל עסק קטן צריך בהחלט לחשוב על שכירת שירותי משרד לעסקים באמצעות מיקור חוץ. מזכירה אישית בשיטת העבודה הזאת תעזור לו לשפר את הפעילות העסקית, לייעל את העבודה ולצמוח.

המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.